Autenly · automatyzacja danych produktowych

Cenniki od wszystkich dostawców
w jednej strukturze

PDF, Excel, arkusz z makrami, skan. Jeden format wyjściowy gotowy do importu — oraz zapis każdej decyzji, której plik dostawcy nie rozstrzyga: jednostki, podstawy ceny, przynależności do opakowania. Dziś te decyzje zapadają w pamięci osoby, która wprowadza cennik.

3układy źródłowe
0wierszy przepisanych ręcznie
716decyzji zapisanych ze wskazaniem źródła
Zakres automatyzacji

Docelowy zakres to cały łańcuch: od skrzynki do Państwa systemu. W pilotażu przekazują Państwo pliki, my oddajemy wynik. Cennik nie wymaga otwierania, przepisywania ani sprawdzania ręcznie na żadnym z etapów. Poniżej, na tej stronie, pokazujemy etapy 2–4, bo w nich leży cała trudność.

01 Odbiór Cennik trafia na wskazaną skrzynkę i zostaje pobrany automatycznie. Bez pobierania załączników i układania ich w katalogach.
02 Rozpoznanie Format, układ tabeli, miejsce nagłówka i kolumn. PDF, Excel, arkusz z makrami. na tej stronie
03 Normalizacja Ceny, waluty, jednostki, opakowania i kody EAN sprowadzone do jednej struktury. na tej stronie
04 Kontrola Pozycje, których plik nie rozstrzyga, wykazane osobno wraz z decyzją i wskazaniem źródła. na tej stronie
05 Wprowadzenie Dane trafiają do Państwa ERP, PIM lub sklepu — plikiem w uzgodnionym formacie albo bezpośrednio przez integrację.
01 — Wejście

Co przysłali dostawcy

Poniżej trzy autentyczne cenniki producentów z branży elektrotechnicznej, przetworzone w jednym przebiegu. Nazwy producentów i daty zasłonięte. Każdy plik ma inny układ, inną jednostkę ceny i inne miejsce, w którym ukryta jest informacja o VAT.

XLS846 KB3 520 wierszy
cennik_A.xls
  • płaska tabela, 14 nazwanych kolumn
  • EAN, VAT i ilość w opakowaniu w osobnych polach
  • cena z dopełnieniem spacjami, VAT jako 23 zamiast 0,23
czytelny od razu
Fragment pierwszego cennika: płaska tabela z czternastoma nazwanymi kolumnami, w tym indeks, cena, VAT i EAN.
nagłówek i pierwsze wiersze · wszystkie 14 kolumn
XLS160 KB384 wiersze
cennik_B.xls
  • 6 wierszy adresu i legendy przed danymi
  • kolumna z ceną nie ma nagłówka
  • zielone wiersze-kategorie wplecione między produkty
  • cena zapisana jako tekst: 46.00 zł
wymaga mapowania
Fragment drugiego cennika: blok adresowy nad tabelą, nagłówek bez opisu kolumny z ceną i zielone wiersze kategorii między produktami.
góra arkusza · nagłówek kończy się na „gr.", kolumna z ceną jest bezimienna
PDF246 KB7 stron
cennik_C.pdf
  • dwie niezależne tabele obok siebie na każdej stronie
  • ceny w zł/km, nie za sztukę
  • „ceny nie zawierają VAT" tylko w nagłówku dokumentu
  • spacja jako separator tysięcy: 12 421
wymaga mapowania
Fragment trzeciego cennika w PDF: dwie oddzielne tabele cen obok siebie na jednej stronie, ceny podane w złotych za kilometr.
strona 4 z 7 · lewa i prawa kolumna to różne produkty, nie ciąg dalszy
02 — Wynik

Jedna tabela, trzy poziomy zaufania

4 148
pozycji w jednej tabeli
z 3 plików
3 432
przeszło bez dotknięcia
82,7%
714
do sprawdzenia
17,2%
2
odrzucone
0,05%
Dostawca A
3432 OK
88
Dostawca B
382 do sprawdzenia
2
Dostawca C
244 do sprawdzenia

Dostawca A ma 3 432 pozycje bez jednej uwagi. Dostawcy B i C — ani jednej. Różnica nie leży w jakości dostawcy, tylko w tym, ile informacji jego plik zawiera wprost, a ile trzeba uzupełnić z wiedzy własnej. Przed przetworzeniem nie wiadomo, który plik będzie który.

03 — Kontrola

Pozycje wymagające decyzji

Próbka 63 z 4 148 pozycji. Każdy rekord zachowuje wskaźnik do pliku, strony i numeru wiersza źródłowego — każdą wartość da się prześledzić do miejsca, z którego pochodzi.

Tabelę można przewijać w bok.

StatusDostawcaSymbolNazwa CenaJedn.EANŹródło
04 — Reguły

Reguły kontrolne

384
Netto czy brutto — nieokreślone
Plik nigdzie nie mówi, czy cena zawiera VAT. Przy marży rzędu 2,4% to różnica między zyskiem a stratą.
244
Netto zadeklarowane w nagłówku dokumentu, nie w wierszu
Informacja stoi na stronie tytułowej PDF-a. Wiersz sam z siebie jej nie niesie — przy imporcie ginie.
244
Cena za kilometr, nie za sztukę
Cennik kabli. Wpuszczone do systemu jako cena za sztukę oznacza sprzedaż tysiąc razy poniżej kosztu.
118
Cena odstająca w swojej kategorii
Wartość poza rozkładem pozostałych cen w tej samej grupie. Zwykle literówka albo inna jednostka.
6
Ten sam symbol dla dwóch produktów
Dostawca użył jednego numeru katalogowego dla dwóch wariantów. Różnica siedzi tylko w opisie.
2
Cena nie jest liczbą
W polu ceny słowo „bezpłatna". Parser zamieniłby to na zero złotych i wpuścił produkt za darmo.

Niezależnie: 3 200 kodów EAN zweryfikowanych sumą kontrolną, wszystkie poprawne. Zestaw reguł rozszerza się o warunki specyficzne dla danego klienta — progi odchyłki cenowej, dopuszczalne waluty, obowiązkowe pola.

05 — Rachunek

Ile to kosztuje dzisiaj

Poniżej liczy się na Państwa danych. Wartości w polach są przykładowe — proszę je podmienić na własne, wynik przeliczy się od razu.

Praca nad cennikami

Wartości przykładowe, do podmiany.

Koszt korekt cenowych
Rocznie
Cenników do przetworzenia—
Godzin pracy—
W przeliczeniu na etat—
Koszt pracy—
Koszt korekt—
Roczny koszt obsługi cenników—

Rachunek nie obejmuje kosztu opóźnienia — okresu, w którym w systemie obowiązuje nieaktualna cena zakupu, a sprzedaż idzie po starej marży.

06 — Wiedza, która dziś nigdzie nie jest zapisana

716 decyzji ukrytych w plikach dostawców

To nie są błędy ani niepewność narzędzia. To miejsca, w których plik od dostawcy nie zawiera informacji potrzebnej do poprawnego wprowadzenia ceny. Ktoś musi ją uzupełnić z własnej wiedzy — i robi to przy każdym cenniku, od lat, bez zapisu.

244 POZYCJE

Jednostki nie ma w wierszu

Cena dotyczy kilometra, nie sztuki, ale wiersz tego nie mówi — informacja stoi w nagłówku tabeli. Osoba wprowadzająca wie o tym, bo zna ten cennik. Nowa osoba nie wie.

628 POZYCJI

Podstawy ceny nie ma w wierszu

Deklaracja netto/brutto znajduje się na stronie tytułowej dokumentu albo nie ma jej wcale. Przy imporcie ta informacja przepada, a różnica to pełna stawka VAT.

2 POZYCJE

W polu ceny nie ma liczby

Zamiast wartości słowo opisowe. Człowiek przejdzie nad tym obojętnie, standardowy import zamieni je na zero i wystawi produkt do sprzedaży za darmo.

Nie twierdzimy, że Państwa zespół się myli. Twierdzimy, że przy każdym cenniku podejmuje kilkaset drobnych decyzji, których nigdzie nie zapisuje — bo nie ma gdzie. Ta wiedza istnieje w jednej głowie i znika razem z urlopem, zmianą stanowiska albo nowym dostawcą, którego nikt jeszcze nie zna.

Po przebiegu każda z tych decyzji jest zapisana, z podaniem pliku, strony i numeru wiersza. Raz podjęta obowiązuje dla wszystkich kolejnych cenników od tego dostawcy — także wtedy, gdy wprowadza je ktoś inny.
07 — Przebieg

Jak wygląda wdrożenie

Etapy 2–4 z paska powyżej, w szczegółach. Koszt leży w pierwszym pliku od nowego dostawcy — każdy kolejny z tego samego źródła przechodzi bez dodatkowej pracy i bez udziału człowieka.

KROK 1

Profil dostawcy

Pierwszy plik od danego dostawcy zostaje zmapowany i zatwierdzony — ustalamy, która kolumna jest czym, w jakiej jednostce i czy cena jest netto. Jednorazowo, przy pierwszym pliku.

KROK 2

Przetwarzanie

Kolejne cenniki od tego dostawcy idą już według zapisanego profilu. Normalizacja liczb, walut, jednostek i opakowań odbywa się deterministycznie — ten sam plik zawsze da ten sam wynik.

KROK 3

Kontrola i wydanie

Reguły kontrolne oznaczają pozycje wymagające decyzji. Dane trafiają dalej w uzgodnionej formie — plikiem pod import albo bezpośrednio do ERP, PIM lub sklepu, zależnie od tego, co Państwa system przyjmuje.

Czego ten proces nie obiecuje. Nie deklarujemy, że dowolny dokument da się zinterpretować w stu procentach bez udziału człowieka — część informacji po prostu nie istnieje w pliku dostawcy i żadne narzędzie jej stamtąd nie wyczyta. Zamiast zgadywać, wskazujemy dokładnie te miejsca i zapisujemy podjętą decyzję. Raport otrzymują Państwo razem z danymi.
Program pilotażowy — 3 miejsca

Miesiąc bez dotykania cenników od trzech wybranych dostawców.

Cenniki od trzech wybranych dostawców trafiają przez miesiąc na wskazany adres i wracają gotowe do importu do Państwa systemu. Zaczynamy od ostatnich otrzymanych plików, więc efekt widać od pierwszego dnia. Bez opłat i bez zobowiązania do dalszej współpracy.

Co przekazujemykażdy cennik od tych dostawców przez miesiąc — w formacie docelowym, z raportem jakości i listą pozycji wymagających decyzji, każdą ze wskazaniem źródła
Czego potrzebujemyjednej reguły przekierowania w skrzynce, wskazania trzech dostawców, najlepiej tych, których pliki sprawiają najwięcej kłopotu, i formatu docelowego
Czaskażdy cennik wraca w ciągu 3 dni roboczych od wpłynięcia
Zobowiązaniabrak. Pilotaż nie zobowiązuje do dalszej współpracy ani do zgody na wykorzystanie nazwy Państwa firmy w jakichkolwiek materiałach

Pliki przechowujemy lokalnie i usuwamy po przekazaniu wyniku, o ile nie ustalimy inaczej. Dane handlowe nie są udostępniane podmiotom trzecim ani wykorzystywane w materiałach bez pisemnej zgody.

Blue Prism Certified Developer automatyzacja procesów biznesowych RPA · integracje danych

Kontakt: joanna@autenly.com