Gdzie hurtownia traci na cennikach dostawców

Cennik od producenta przychodzi mailem: 6 MB, 25 kolumn, nagłówek w siódmym wierszu. Ktoś go otwiera, filtruje i przepisuje do systemu, choć nie ma tego w żadnym opisie stanowiska. Koszt tej pracy łatwo policzyć i nie on jest problemem. Problemem jest cena wprowadzona jako brutto zamiast netto, która od pół roku zaniża marżę, a nikt o tym nie wie.

Kluczowe wnioski

• W hurtowni elektrotechnicznej cenniki przychodzą od kilkudziesięciu dostawców w kilkudziesięciu układach. Problemem nie jest ich liczba, tylko to, że każdy trzeba rozumieć osobno.
• Największy koszt to nie godziny na przepisywanie, tylko błąd, którego nikt nie wykrył: cena za opakowanie potraktowana jak cena za sztukę, brutto zamiast netto, produkt sklejony z cudzą ceną.
• Proces, który wprowadza 97% pozycji i milczy o reszcie, jest gorszy od procesu, który wprowadza 90% i wyraźnie pokazuje, czego nie umiał odczytać.
• PIM i standardy branżowe zakładają, że dane już są w porządku. Nie zajmują się długim ogonem dostawców, którzy przysyłają plik.
• Pierwszy cennik od nowego dostawcy zawsze wymaga uwagi człowieka. Każdy kolejny nie powinien.

Problem nie leży w liczbie cenników

Jedna z hurtowni elektrycznych udostępnia publicznie cenniki od 57 producentów. 57 archiwów, a w środku pomieszane PDF, XLS, XLSM i XLSX. Jeden dostawca przysyła dwa pliki w dwóch formatach dla dwóch marek. Inny przysyła formularz zamówienia, w którym cennik jest przy okazji.

Nikt tego nie ujednolicił, bo ujednolicanie jest pracą, którą trzeba wykonać osobno dla każdego pliku i za każdym razem. ERP, PIM i sklep B2B zakładają, że dane już są w porządku. Problem jest na wejściu, zanim jakikolwiek system go zobaczy.

Nie każdy dostawca jest kłopotem. Część przysyła porządny, płaski arkusz, który wchodzi od ręki. Kłopot polega na tym, że z góry nie wiadomo, który plik jest w porządku, więc sprawdzać trzeba każdy.

Siedem pułapek z prawdziwych cenników

Przepuściliśmy przez nasz proces prawdziwe cenniki producentów z branży elektrotechnicznej. Nie fabrykowaliśmy trudnych przypadków, bo każda pułapka, którą chcieliśmy wymyślić, wystąpiła naturalnie.

• PDF w dwóch kolumnach. Dwie niezależne tabele obok siebie na jednej stronie. Naiwne kopiowanie czyta w poprzek i skleja produkt z lewej z ceną z prawej. Nikt tego nie zauważy, dopóki towar nie sprzeda się po cenie sąsiada.
• Netto czy brutto poza tabelą. „Ceny nie zawierają VAT" napisane raz, drobnym drukiem, w nagłówku dokumentu. W kolumnie z ceną nie ma o tym śladu. Jedno złe założenie i cała marża z tego dostawcy jest policzona źle.
• Cena za kilometr, nie za sztukę. Jednostka stoi w nagłówku kolumny, nie przy wartości. Cena za opakowanie potraktowana jak cena za sztukę to błąd rzędu wielkości, nie kilku procent.
• Trzy kolumny EAN w jednym pliku. Dla sztuki, opakowania zbiorczego i transportowego. Zła kolumna oznacza, że skaner na magazynie rozpozna paletę jako pojedynczy produkt.
• Nagłówek w siódmym wierszu, a nad nim śmieci. Adres firmy, legenda, luźna liczba w piątym wierszu, ostrzeżenie o niekompletności danych schowane w komórce poza tabelą. Import „od pierwszego wiersza" bierze to wszystko za dane.
• Cena jako tekst. Spacje i waluta w komórce, spacja jako separator tysięcy, przecinek dziesiętny w jednym pliku i kropka w drugim. Excel widzi tekst, ERP widzi tekst, ktoś poprawia 800 komórek ręcznie.
• Plik, który zmienia treść przy otwarciu. Arkusz z makrami zawierał żywą formułę daty. Otwarty dziś pokazuje dzisiejszą datę jako datę cennika. Za miesiąc powie co innego.

Osobna kategoria to grupy rabatowe i progi ilościowe zapisane poza wierszem produktu. Tego nie rozwiąże żaden import, bo cena zależy od kontekstu, którego w wierszu nie ma. Tu decyzję musi podjąć człowiek, ale najpierw musi wiedzieć, że ma ją podjąć.

Koszt, którego nie ma w raporcie

Godziny policzyć łatwo: liczba dostawców razy liczba cenników w roku razy czas na cennik. W średniej hurtowni wychodzi kilkaset godzin rocznie i to jest realny koszt.

Ale nie największy. Największy jest wtedy, gdy cena zakupu w systemie od pół roku nie zgadza się z cennikiem dostawcy, a handlowiec liczy marżę od starej. Albo gdy cena za opakowanie po 24 sztuki została wprowadzona jako cena za sztukę i towar poszedł na fakturę za jedną dwudziestą czwartą wartości.

Stąd wniosek, który zmienia sposób patrzenia na ten proces. Metryką nie jest skuteczność wprowadzania. Metryką jest koszt niewykrytego błędu. Proces, który poprawnie wprowadza 97% pozycji i nic nie mówi o pozostałych 3%, jest gorszy od procesu, który wprowadza 90% i wyraźnie pokazuje, czego nie umiał odczytać.

Dlaczego PIM i standardy tego nie załatwiają

W branży elektrotechnicznej istnieją ETIM i BMEcat, standardy klasyfikacji i wymiany danych produktowych, które promują sami dystrybutorzy. To dobry kierunek i nie ma sensu z nim konkurować.

Trzeba tylko widzieć, co standard rozwiązuje, a czego nie. Rozwiązuje relację z producentami, którzy w nim są, zwykle dużymi. Nie rozwiązuje trzydziestu kilku dostawców z długiego ogona, którzy w standardzie nie są i nie będą, i którzy dalej przysyłają plik mailem. A nawet gdy producent dostarcza dane w standardzie, zostaje pytanie, czy system hurtowni w ogóle je zaczyta, czy i tak ktoś przepisuje ręcznie.

PIM zakłada, że dane już są ustrukturyzowane, i jest znakomity do zarządzania nimi. Nie jest narzędziem do wyciągania ich z PDF-a w dwóch kolumnach.

Jak wygląda proces, który nie zgaduje

Nasze podejście opiera się na trzech zasadach. Nie są tajemnicą, bo tajemnicą jest wykonanie, nie zasady.

Każda pozycja przechodzi kontrole, nie intuicję: cena nieparsowalna albo ujemna, suma kontrolna EAN, duplikat kodu w obrębie pliku, brak informacji netto/brutto, nietypowa jednostka, cena odstająca od reszty swojej kategorii. Pozycja, która nie przeszła, nie jest zgadywana. Jest oznaczona z podaną przyczyną.

Każda pozycja wskazuje swoje źródło: plik, stronę albo arkusz, numer wiersza. Gdy ktoś pyta „skąd ta cena", odpowiedź jest w tabeli, nie w pamięci osoby, która wprowadzała.

Człowiek decyduje tam, gdzie system nie jest pewny. Nie wszędzie. Przy pozycjach poniżej progu pewności i przy pierwszym pliku od nowego dostawcy, gdzie trzeba raz ustalić, co jest czym. Każdy kolejny cennik od tego dostawcy przechodzi bez udziału człowieka.

W naszym teście na trzech prawdziwych cennikach producentów, w trzech różnych układach, z 4 148 pozycji 82,7% przeszło bez uwag, 716 zostało oznaczonych do sprawdzenia z podaną przyczyną, 2 odrzucone, a 3 200 kodów EAN zweryfikowanych sumą kontrolną.

I jedna rzecz, którą mówimy wprost, bo dobrze pokazuje, po co jest warstwa kontroli. W pierwszym przebiegu na cenniku kabli nasza własna ekstrakcja zrobiła błąd: 34 różne produkty dostały tę samą tożsamość. Nie zauważył tego człowiek. Zauważyła reguła wykrywająca duplikaty. Gdyby jej nie było, 34 pozycje weszłyby do systemu jako jedna i nikt by się nie dowiedział.

Trzy pytania na początek

Zanim ktokolwiek zacznie rozmawiać o narzędziach, warto znać odpowiedzi na trzy pytania. Nie o średnią, tylko o konkretny ostatni cennik.

• Kto wprowadził ostatni cennik od dostawcy i ile mu to zajęło? Jeśli odpowiedź brzmi „to zależy, kto miał czas", to jest odpowiedź.
• Ile razy w ostatnim roku poprawiano cenę zakupu po tym, jak już była w systemie? I co się działo z fakturami wystawionymi pomiędzy.
• Ile indeksów ma dziś cenę zakupu inną niż w aktualnym cenniku dostawcy? Większość firm nie zna tej liczby. To nie jest zarzut. To miara tego, jak głęboko problem jest schowany.

Jeśli któraś z tych odpowiedzi jest niewygodna, to dobry moment na rozmowę. Nie o narzędziach, tylko o tym, ile błędów przechodzi dziś niezauważonych.

FAQ

Czy to działa z Subiektem, Comarch Optima, WAPRO, enova albo Symfonią?

Wynik wraca w formacie importu danego systemu, przez plik albo przez API tam, gdzie system je udostępnia. Na start wystarczy szablon importu danego systemu.

Czy cenniki trafiają do sztucznej inteligencji?

Model AI pomaga rozpoznać układ nowego pliku na podstawie nagłówka i kilkunastu przykładowych wierszy. Same pozycje przetwarza zwykły, powtarzalny kod. Dane przetwarzamy w Unii Europejskiej, a dostawca modelu nie używa ich do trenowania.

Co ze skanami i zdjęciami cenników?

Obsługujemy PDF z warstwą tekstową, Excel i CSV. Skanów na tym etapie nie, i mówimy to od razu.

Ile trwa dołożenie nowego dostawcy?

Pierwszy plik od nowego dostawcy wymaga uwagi człowieka: trzeba raz ustalić, która kolumna jest czym i gdzie plik ukrywa netto/brutto albo jednostkę. Każdy kolejny cennik od tego dostawcy przechodzi automatycznie.

Co z grupami rabatowymi i cenami negocjowanymi indywidualnie?

Tego nie automatyzujemy. Cena zależna od kontekstu spoza wiersza wymaga decyzji po stronie hurtowni i taką pozycję oznaczamy, zamiast zgadywać.